10 choses à savoir avant de passer à la Facturation Électronique

La facturation électronique, ou e-facture, s’impose progressivement comme une étape incontournable pour toutes les entreprises françaises. À partir de 2026, plus aucune entreprise n’y échappera. Derrière cette obligation légale se cachent pourtant de nombreux enjeux : conformité, gain de productivité, automatisation, mais aussi risques en cas de mauvaise préparation. Savez-vous réellement ce qui va changer pour vous ?

Avant de passer à la facturation électronique, il est essentiel de comprendre ses obligations légales, de choisir une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou un opérateur de dématérialisation (OD), de sécuriser ses données comptables et de former ses équipes.

Dans les lignes qui suivent, nous vous présentons les dix choses essentielles à savoir avant de passer à la facturation électronique. Que vous soyez entrepreneur, dirigeant de PME ou indépendant, cette lecture vous permettra d’aborder cette transition en toute sérénité et d’éviter les erreurs les plus fréquentes.

Passage à la Facturation Électronique : un Expert-Comptable peut vous aider !

Passer à la facturation électronique ne se résume pas à adopter un nouveau logiciel : c’est une véritable transformation du processus administratif et comptable de l’entreprise. Cette transition implique de comprendre les nouvelles obligations légales imposées par l’État, mais aussi d’adapter ses pratiques internes. Chaque facture devra désormais passer par un flux réglementé, garantissant la conformité, la traçabilité et l’archivage sécurisé des données.

Un expert-comptable joue ici un rôle central. Il connaît les obligations fiscales, les formats acceptés (UBL, Factur-X, CII, etc.) et les spécificités techniques liées aux plateformes de dématérialisation. En travaillant avec un professionnel du chiffre, vous vous assurez d’un paramétrage conforme, d’un suivi fiable et d’une intégration fluide avec votre système comptable existant. L’expert-comptable peut également vous aider à former vos équipes, à choisir la plateforme la plus adaptée, et à vérifier la cohérence entre vos flux de vente, de comptabilité et de TVA.

De plus, la facturation électronique ouvre la porte à une automatisation intelligente : moins de saisies manuelles, moins d’erreurs, plus de rapidité et une visibilité accrue sur la trésorerie. Cependant, sans accompagnement, la complexité technique peut vite freiner la mise en place.

C’est pourquoi il est fortement conseillé de vous entourer d’un cabinet spécialisé dans la transition vers la facturation électronique. Moov, cabinet d’expertise comptable, accompagne les entreprises dans la mise en place de solutions fiables, conformes et simples à utiliser. Contactez-nous dès maintenant pour un accompagnement sur mesure et une transition réussie vers la facturation électronique !

Passer à la Facture Électronique : 10 éléments à Connaître !

Avant de franchir le cap, certaines notions sont indispensables à maîtriser. La facturation électronique ne se limite pas à l’envoi de factures PDF par e-mail. Elle repose sur un écosystème réglementé et technique. Voici les éléments essentiels à connaître pour bien préparer votre passage à la e-facture.

1) Comprendre l’Obligation Légale

La facturation électronique devient progressivement obligatoire pour toutes les entreprises entre 2026 et 2027. Les grandes entreprises sont déjà concernées, et les TPE/PME suivront. Cette obligation découle de la loi de finances et vise à lutter contre la fraude à la TVA, améliorer la transparence et fluidifier les échanges entre entreprises. Chaque facture devra être émise, transmise et reçue sous un format structuré (XML, Factur-X) et passer par une plateforme agréée. Ne pas se conformer à cette réglementation expose les entreprises à des sanctions et à des difficultés administratives. Il est donc crucial de comprendre les échéances et de s’y préparer dès maintenant.

2) Les Plateformes Partenaires (PDP) et le Portail Public de Facturation (PPF)

Toutes les factures électroniques devront transiter par des plateformes spécifiques. Deux options existent : le Portail Public de Facturation (PPF), géré par l’État, ou une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), certifiée par l’administration. Ces plateformes assureront la transmission, la vérification et le stockage sécurisé des factures. Les PDP offrent souvent plus de fonctionnalités et une meilleure intégration logicielle. Le choix entre PPF et PDP dépendra de vos besoins en automatisation et de votre budget. Il est donc recommandé de consulter un expert-comptable pour choisir la solution la plus adaptée à votre activité.

3) Les Formats de Factures acceptés

Oubliez les PDF classiques : les factures électroniques devront être créées dans des formats structurés reconnus par l’administration. Le plus courant est Factur-X, un format hybride combinant un fichier PDF lisible et une structure XML exploitable automatiquement. D’autres formats, comme UBL ou CII, peuvent également être utilisés selon les partenaires commerciaux. Ce formatage permet aux systèmes comptables de traiter les données sans saisie manuelle. Pour éviter les erreurs, il est indispensable de configurer correctement votre logiciel de facturation et de vérifier la compatibilité avec votre expert-comptable.

4) La Sécurité et la Confidentialité des Données

La facturation électronique implique la transmission de données sensibles : identités, montants, TVA, coordonnées bancaires. Ces informations doivent être protégées. Les plateformes agréées respectent des normes de sécurité strictes (cryptage, authentification, traçabilité). En interne, il est essentiel de sensibiliser vos collaborateurs aux bonnes pratiques : mots de passe forts, sauvegardes, et contrôle d’accès. De plus, veillez à ce que votre solution respecte le RGPD et les normes ISO. La sécurité n’est pas une option : elle garantit la confiance et la conformité.

5) L’intégration avec votre Système Comptable

Un des grands avantages de la facturation électronique est son intégration directe avec les outils comptables. Les données issues des factures peuvent être automatiquement enregistrées dans votre logiciel, réduisant les erreurs et les doublons. Cependant, cette automatisation nécessite un paramétrage précis. Votre expert-comptable peut vous aider à connecter votre logiciel de gestion à votre PDP pour que chaque facture soit synchronisée en temps réel. Cela facilite le suivi de trésorerie, le calcul de TVA et la génération des bilans.

6) Les Bénéfices pour de la Facturation Électronique pour l’Entreprise

Si la facturation électronique est une obligation, elle représente aussi une opportunité. Elle permet de réduire les coûts administratifs, de gagner du temps sur la gestion comptable, et d’améliorer la traçabilité. Vous bénéficiez d’une meilleure visibilité sur les encaissements et les délais de paiement. En outre, elle contribue à une démarche éco-responsable en réduisant l’usage du papier. Enfin, la fiabilité accrue des échanges facilite la collaboration entre entreprises, fournisseurs et clients. Les gains de productivité peuvent être considérables, surtout à long terme.

7) Les délais de Mise en Place

La transition vers la facturation électronique ne s’improvise pas. Selon la taille de votre entreprise et la complexité de vos flux, la mise en place peut prendre plusieurs mois. Il faut prévoir une phase de diagnostic, de choix de la solution, de tests, puis de formation des utilisateurs. Plus vous anticipez, plus la transition sera fluide. Un déploiement tardif pourrait entraîner des blocages administratifs et comptables. C’est pourquoi il est conseillé d’initier la démarche dès maintenant, en collaboration avec votre expert-comptable.

8) La Formation des Équipes

L’un des facteurs clés de réussite réside dans la formation des collaborateurs. Le passage à la facturation électronique modifie les habitudes de travail, notamment pour les services administratifs et comptables. Les équipes doivent comprendre le fonctionnement des plateformes, savoir reconnaître les différents statuts des factures (émise, transmise, reçue, validée) et apprendre à gérer les éventuelles anomalies. Une formation adaptée permettra d’éviter les erreurs et d’assurer une transition fluide. Les cabinets comme Moov accompagnent également les entreprises dans la montée en compétence de leurs salariés.

9) Les impacts sur la Trésorerie

Grâce à la facturation électronique, les délais de traitement et de paiement se raccourcissent. Les factures étant émises et reçues instantanément, le suivi des encaissements devient plus précis. Cela améliore la gestion de trésorerie et la planification financière. En revanche, une mauvaise configuration ou un retard de mise en conformité peut perturber le cycle de facturation et impacter la liquidité. L’accompagnement d’un expert-comptable permet d’éviter ces déséquilibres et de tirer parti du potentiel de la digitalisation.

10) L’accompagnement par un Expert-Comptable Spécialisé

Enfin, réussir la transition vers la facturation électronique passe par un accompagnement professionnel. Les experts-comptables spécialisés, comme ceux du cabinet Moov, offrent une vision stratégique et technique. Ils s’assurent que votre système respecte les normes fiscales, qu’il est bien intégré à votre comptabilité, et que vos équipes sont prêtes. En confiant ce projet à un cabinet compétent, vous gagnez du temps, évitez les erreurs et garantissez une mise en conformité complète.

E-Facture : faites une bonne Transition !

La facturation électronique n’est pas qu’une simple évolution administrative : c’est une révolution numérique dans la gestion des entreprises. Elle modernise la comptabilité, automatise les flux, renforce la transparence et contribue à une meilleure gestion de la TVA. Pourtant, sa mise en place nécessite de la préparation, une bonne compréhension des obligations et des outils adaptés. Anticiper cette transition, c’est éviter les mauvaises surprises et transformer une contrainte en avantage compétitif.

En vous appuyant sur un expert-comptable compétent, vous mettez toutes les chances de votre côté pour une transition fluide et conforme. La e-facture peut devenir un levier de performance, à condition d’être bien accompagnée.

Pour une transition réussie, confiez votre projet au cabinet Moov, expert-comptable spécialisé en facturation numérique et transformation digitale des entreprises. Avec nous, passez à la facturation électronique en toute sérénité et profitez pleinement des bénéfices de la digitalisation !