Quels sont les Besoins Comptables d’un Restaurant ?

La vie d’un restaurateur est passionnante, entre fourneaux en ébullition et clients comblés. Mais il ne faut pas oublier un ingrédient crucial à la réussite de votre restaurant : une comptabilité solide et bien tenue.

Un restaurant a des besoins comptables tels que : la tenue des comptes, le suivi de la trésorerie, la gestion de la TVA, les paies du personnel, le respect des obligations fiscales et sociales.

Dans la suite de cet article, nous allons passer en revue les dix principaux besoins comptables d’un restaurant et vous donner des pistes pour y répondre efficacement. Poursuivez votre lecture pour découvrir comment maîtriser la comptabilité de votre restaurant en toute sérénité !

10 Besoins Comptables d’un Restaurant

La gestion comptable d’un restaurant comporte des particularités propres à ce secteur d’activité. Nous avons identifié les principaux besoins comptables majeurs auxquels tout restaurateur doit veiller attentivement. Du suivi financier quotidien aux obligations légales incontournables, chaque aspect demande du temps, de la rigueur et une bonne connaissance des règles en vigueur. Pour chacun de ces besoins, s’appuyer sur l’expertise d’un professionnel de la comptabilité peut faire la différence. Le cabinet Moov, spécialiste de la comptabilité des restaurants, accompagne justement de nombreux restaurateurs en les aidant à gérer ces obligations comptables au quotidien. Cliquez sur l’image juste ici pour en savoir plus :

1) Tenue de la Comptabilité Quotidienne

Gérer un restaurant implique de tenir une comptabilité quotidienne rigoureuse. Chaque jour, toutes les opérations financières du restaurant doivent être enregistrées : les ventes réalisées, ainsi que les dépenses. Cette tenue des comptes journalière permet d’avoir une vision claire de l’activité et de préparer les déclarations futures. Elle inclut la gestion de la caisse : il faut s’assurer que le total des encaissements correspond aux ventes enregistrées et conserver les justificatifs. Une comptabilité quotidienne bien tenue aide le restaurateur à suivre l’évolution de son chiffre d’affaires et de ses charges en temps réel. C’est également une obligation légale pour toute entreprise enregistrée au registre du commerce : en cas de contrôle, vous devez être en mesure de présenter un livre comptable à jour.

2) Suivi de la Trésorerie

Le suivi de la trésorerie est un besoin comptable capital pour un restaurant, dont la survie dépend souvent d’un bon équilibre financier. Il s’agit de surveiller en permanence les flux de trésorerie afin de s’assurer que l’établissement dispose toujours de liquidités suffisantes pour faire face à ses dépenses. Les restaurants traitent quotidiennement des paiements en espèces et en cartes, qu’il faut déposer en banque et rapprocher avec attention. Un suivi rigoureux de la trésorerie vous permet d’anticiper les éventuelles tensions de cash. Gérer la trésorerie, c’est aussi planifier les règlements des fournisseurs aux échéances prévues, éviter les retards de paiement et les frais bancaires. Il peut être utile d’établir un budget de trésorerie prévisionnel sur plusieurs semaines ou mois, afin de visualiser à l’avance les moments où la trésorerie pourrait être juste et de prendre des mesures.

3) Gestion de la TVA

La TVA occupe une place centrale dans la comptabilité des restaurants. En France, la restauration est soumise à plusieurs taux de TVA : 10 % pour la majorité des prestations (consommations sur place, ventes de repas préparés, boissons non alcoolisées), 20 % pour les boissons alcoolisées, et même un taux réduit de 5,5 % applicable à certains produits à emporter ou livrés (notamment les aliments non consommés sur place). La gestion de la TVA consiste d’abord à bien appliquer ces différents taux sur chaque vente en fonction de sa nature. Il est primordial de configurer correctement votre système de caisse et votre facturation pour distinguer par exemple les ventes soumises à 10 % de celles à 20 %. Ensuite, le restaurateur doit déclarer et reverser la TVA collectée à l’État, généralement chaque mois ou chaque trimestre selon son régime fiscal. Cela nécessite de calculer la TVA collectée sur les ventes et de soustraire la TVA déductible sur les achats effectués (ingrédients, fournitures, matériel) afin de déterminer le montant à payer.

4) Gestion de la Paie du Personnel

La restauration est un secteur très gourmand en main-d’œuvre : serveurs, cuisiniers, plongeurs, barmans… La gestion de la paie du personnel est donc un besoin comptable important et complexe pour un restaurant. Il faut établir chaque mois les bulletins de salaire de tous les employés en tenant compte de la législation du travail et de la convention collective de la restauration (HCR). Cela implique de calculer les heures travaillées, les heures supplémentaires, les primes éventuelles, les congés payés, sans oublier les avantages en nature. Chaque élément doit figurer clairement sur la fiche de paie et respecter le droit du travail en vigueur. La gestion de la paie comprend également le versement des salaires aux échéances prévues, la remise des bulletins aux salariés et la tenue à jour des registres du personnel.

5) Déclarations Sociales

Indissociable de la paie, le volet déclarations sociales fait aussi partie des obligations comptables d’un restaurant employant du personnel. À chaque cycle de paie (généralement mensuel), le restaurateur doit déclarer les cotisations sociales et charges patronales liées aux salaires versés. Ces déclarations, aujourd’hui transmises via la DSN (Déclaration Sociale Nominative), comprennent notamment les cotisations retraite, assurance maladie, allocations familiales, assurance chômage, contributions à la formation professionnelle, etc., qui sont dues aux organismes sociaux (URSSAF et caisses de retraite notamment). Le montant de ces charges sociales est conséquent dans la restauration, un secteur à forte intensité de main-d’œuvre : il représente souvent l’un des postes de dépenses les plus élevés après les achats de matières premières.

6) Déclarations Fiscales

Comme toute entreprise, un restaurant doit s’acquitter de ses déclarations fiscales auprès de l’administration. Au-delà de la TVA (déjà traitée à part en raison de son importance), d’autres échéances fiscales rythment l’année d’un restaurateur. Si votre restaurant est exploité sous forme de société (SARL, SAS, etc.), il faudra déclarer le résultat fiscal annuel et payer l’Impôt sur les Sociétés (IS) sur les bénéfices réalisés (ou l’Impôt sur le Revenu si vous êtes en entreprise individuelle). Cette déclaration fiscale annuelle, souvent effectuée avec l’aide d’un cabinet comptable, s’appuie sur vos comptes de l’exercice clos et doit être transmise dans les délais prévus par la loi. En cours d’année, il peut y avoir des acomptes d’impôt à verser en fonction des résultats estimés. Par ailleurs, les restaurants, comme tout commerce, sont soumis à des taxes locales telles que la CFE (Cotisation Foncière des Entreprises), impôt local dû chaque année, et éventuellement la CVAE si le chiffre d’affaires dépasse un certain seuil.

7) Gestion des Stocks et des Coûts

Dans un restaurant, la gestion des stocks est étroitement liée à la comptabilité, car elle impacte directement vos coûts et votre marge. Ce besoin consiste à suivre de près les entrées et sorties de stock, afin de connaître à tout moment les quantités disponibles et la valeur des marchandises en réserve. Un inventaire régulier est indispensable : idéalement chaque mois, et a minima une fois par an comme l’exige la loi, pour établir votre bilan. Bien gérer ses stocks permet de réduire le gaspillage alimentaire et d’ajuster au plus juste les commandes aux fournisseurs. D’un point de vue comptable, tenir à jour les stocks aide à calculer correctement le coût des matières premières utilisées dans le mois ou l’année.

8) Analyse de la Rentabilité et des Indicateurs

Au-delà des chiffres bruts, un restaurateur a besoin d’analyser régulièrement la rentabilité de son établissement à l’aide d’indicateurs financiers pertinents. La comptabilité fournit des données précieuses qu’il convient d’exploiter pour piloter votre restaurant. Parmi les indicateurs clés, on peut citer la marge brute et le seuil de rentabilité. En suivant mois par mois ces indicateurs, vous pouvez détecter rapidement les dérives. L’analyse de la rentabilité permet de prendre des décisions comme :

• ajuster vos menus et vos prix ;

• négocier avec de nouveaux fournisseurs ;

• optimiser les plannings du personnel, etc.

Un bon tableau de bord comptable, élaboré avec l’aide de votre expert-comptable, vous donnera une vision synthétique de la santé financière de votre restaurant.

9) Préparation des Comptes Annuels

La clôture de l’exercice comptable est un rendez-vous incontournable pour tout restaurant. La préparation des comptes annuels figure donc parmi les besoins comptables à ne pas négliger. À la fin de chaque exercice, il faut procéder à l’arrêté des comptes : cela inclut la réalisation de certaines écritures comptables d’inventaire. Ensuite, viennent l’établissement du bilan et du compte de résultat détaillant la situation financière de l’entreprise et sa performance sur l’année écoulée. Ces documents officiels doivent être produits conformément aux normes comptables en vigueur. Pour les sociétés, ils doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce et servent de base à la déclaration fiscale annuelle. La préparation des comptes annuels est une tâche technique qui nécessite une expertise comptable pointue.

10) Conformité Légale et Obligations Comptables

Le dernier besoin, et non des moindres, concerne la conformité légale et le respect de toutes les obligations comptables spécifiques aux restaurants. Le secteur de la restauration est soumis aux mêmes règles comptables que les autres commerces, avec en plus certaines exigences particulières liées à la manipulation de la caisse et des recettes en espèces. Par exemple, depuis 2018, la loi anti-fraude à la TVA oblige tout restaurateur utilisant un logiciel de caisse à s’équiper d’un système certifié et sécurisé, afin de prévenir les dissimulations de recettes. Ne pas respecter cette obligation expose à une amende pouvant aller jusqu’à 7 500 € en cas de contrôle fiscal. De même, la tenue d’un livre de caisse quotidien est obligatoire pour justifier le détail de vos encaissements en espèces et tickets restaurant : chaque entrée ou sortie d’argent doit être tracée et les justificatifs correspondants conservés. Un restaurateur doit également conserver l’ensemble de ses pièces comptables pendant au moins 10 ans.

Restaurateurs : faites-vous conseiller par un Expert-Comptable

Vous l’aurez compris, la gestion d’un restaurant ne serait pas complète sans une comptabilité irréprochable. Comme nous l’avons vu à travers ces dix points, les obligations comptables d’un restaurant sont nombreuses et techniques. Pour un restaurateur passionné par son métier, il n’est pas toujours facile de dégager du temps et d’acquérir toutes les compétences nécessaires pour gérer parfaitement ces aspects comptables. C’est pourquoi il peut être judicieux de vous faire conseiller et accompagner par un spécialiste.

Collaborer avec un expert-comptable restauration vous permet de gagner un temps précieux, de réduire le risque d’erreurs et de rester concentré sur ce que vous faites de mieux : régaler vos clients. En choisissant de déléguer votre comptabilité à des professionnels aguerris, vous investissez dans la pérennité de votre restaurant.

Moov, cabinet expert-comptable spécialisé en restauration, est un partenaire de confiance pour les restaurateurs souhaitant optimiser leur gestion financière. Notre cabinet comptable aide de nombreux établissements partout en France à respecter toutes leurs obligations comptables tout en améliorant leur rentabilité. N’hésitez pas à faire appel à Moov pour bénéficier d’un accompagnement personnalisé et propulser le succès de votre restaurant !