Comment passer à la Facture Électronique ? Guide !

Imaginez : vos factures s’échangent de façon instantanée, sans impression ni envoi postal, vos erreurs de saisie sont presque annulées, et votre trésorerie gagne en fluidité. Ce scénario, pour de nombreuses entreprises, n’est plus de la science-fiction, c’est l’avenir de la facturation. Mais comment passer concrètement de vos process papier ou PDF classiques à une facturation pleinement électronique ?

Pour passer à la facture électronique, choisissez une plateforme de dématérialisation agréée (PDP). Intégrez votre logiciel de facturation à ce système, formez vos équipes, testez les envois et réception, puis mettez en production les processus électroniques. Enfin, assurez la conformité des formats et le suivi des flux vers l’administration.

Dans ce guide, vous découvrirez tout ce qu’il faut savoir pour réussir votre bascule vers la facture électronique : les obligations légales en France, les étapes concrètes à suivre, les choix techniques à faire, les risques à anticiper et les bonnes pratiques pour une transition sereine. À la fin, vous aurez une feuille de route claire pour digitaliser votre facturation en toute conformité.

Passage Obligatoire à la Facture Électronique : ce qu’il faut savoir !

Depuis plusieurs années, la facturation électronique est devenue un sujet central dans la stratégie de transformation numérique des entreprises françaises. Mais surtout, elle deviendra progressivement une obligation légale : dès le 1ᵉʳ septembre 2026, toutes les entreprises devront être en capacité de réceptionner des factures électroniques entre professionnels assujettis à la TVA.

À cette date, les grandes entreprises et entreprises de taille intermédiaire (ETI) seront tenues d’émettre leurs factures au format électronique, tandis que les PME et micro-entreprises devront suivre à partir du 1ᵉʳ septembre 2027. 

La réforme ne consiste pas seulement à envoyer des factures sous format PDF par e-mail. Elle implique l’usage de plateformes de dématérialisation partenaires (PDP / PA) agréées, le respect de formats normalisés (Factur-X, UBL, CII, etc.), et la transmission de données vers l’administration (e-reporting) pour certaines opérations. 

En parallèle, les entreprises devront adapter leurs systèmes informatiques, leurs workflows internes, et garantir la sécurité, l’intégrité, l’authenticité et la lisibilité des factures électroniques sur toute la durée de conservation légale.

Les obligations concernent toutes les entreprises assujetties à la TVA, même celles bénéficiant d’une franchise de base, dès lors qu’elles effectuent des opérations entre professionnels en France. Certaines transactions, comme les factures BtoC ou les transactions internationales, échappent toutefois à l’obligation de facturation électronique, mais restent soumises à des obligations de e-reporting (transmission de données).

Il est donc fortement conseillé à chaque structure d’identifier ses besoins, ses volumes, ses contraintes techniques et son calendrier de transition. Pour accompagner cette mise en œuvre, n’hésitez pas à contacter Moov, cabinet expert-comptable spécialisé en facturation numérique, afin d’anticiper tous les aspects techniques, juridiques et opérationnels.

10 Étapes à suivre pour passer à la Facturation Électronique

Voici les grandes étapes pour réussir la transition vers la facture électronique, du diagnostic initial à la mise en production :

1) État des Lieux et Diagnostic Interne

Commencez par analyser vos pratiques existantes : volumes de factures, modes d’envoi (papier, PDF, e-mail), logiciels utilisés, intégrations ERP/comptabilité, partenaires susceptibles d’évoluer, contraintes techniques ou métiers.

Identifiez les parties prenantes (comptabilité, service client, informatique, DAF) et cartographiez les processus actuels de facturation - de la saisie à la réception, du suivi des paiements à l’archivage. Ce diagnostic doit aussi porter sur la maturité numérique de votre structure, vos besoins en automatisation, vos contraintes de sécurité et conformité, ainsi que vos performances cibles après transition. L’objectif est d’établir un plan de transition réaliste, adapté à votre taille et à votre secteur, avec des jalons clairs pour la migration vers la facturation électronique.

2) Veille Réglementaire et Connaissance des Obligations

Informez-vous pleinement sur les obligations légales liées à la facture électronique : calendrier de déploiement, formats acceptés, mentions obligatoires, obligations de e-reporting, sanctions. Assurez-vous de bien comprendre les formats acceptables (Factur-X, UBL, CII, etc.), les rôles des plateformes de dématérialisation, les processus d’archivage sécurisé et les exigences de conformité (authenticité, intégrité, lisibilité).

Gardez à l’esprit que les textes évoluent, que l’administration fête régulièrement des mises à jour techniques, et qu’il faudra suivre les évolutions de la réglementation pour rester en conformité.

3) Sélection d’une Plateforme Agréée (PDP / PA)

Une fois les besoins clarifiés, choisissez une Plateforme de Dématérialisation Partenaire agréée par l’État. Comparez les acteurs selon leurs services (émission, réception, transmission, archivage, interface API, coûts, fiabilité, support).

Vérifiez que la plateforme est immatriculée ou agréée sous réserve, qu’elle est conforme au cahier des charges de l’administration, qu’elle permet les échanges inter-plateformes (interopérabilité) et qu’elle propose des garanties de sécurité et d’intégrité. Prenez en considération vos volumes, vos contraintes techniques (ERP, API, connecteurs) et votre plan de croissance pour choisir une solution pérenne.

4) Intégration Technique et Adaptation Logicielle

Une fois la PDP choisie, reliez votre logiciel de facturation / ERP / système comptable à l'infrastructure de dématérialisation. Cela peut nécessiter des connecteurs API, des modules ou extensions spécifiques, ou la mise en place d’un middleware. Testez les flux (émission, réception, retour de statut, rejet) dans des environnements bac à sable. Assurez-vous que les factures générées respectent le format requis, les champs obligatoires, les contraintes d’authenticité et d’intégrité. Accompagnez les équipes techniques dans la paramétrisation et la mise en production progressive des flux.

5) Pilotage du Changement et Formation des Équipes

Une transition réussie dépend aussi de l’adoption par les équipes (facturation, comptabilité, service client, SAV). Sensibilisez-les aux enjeux (gain de temps, réduction des erreurs, conformité) et formez-les à l’usage des nouveaux outils (édition, validation, rejet, suivi). Documentez vos nouveaux processus internes : rôles, responsabilités, workflows, situations exceptionnelles. Préparez un plan de support, de communication interne, de gestion des incidents et de retours d’expérience pour ajuster les processus en phase pilote.

6) Pilotage du Périmètre de Test

Avant de basculer l’ensemble, il est conseillé de lancer un pilote sur un périmètre restreint : quelques clients, quelques factures types, quelques cas d’usage critiques. Ce pilote permet :

• de vérifier les flux ;

• d’identifier les erreurs ;

• de tester les rejets ;

• de mesurer les performances ;

• de corriger les écarts avant généralisation.

Recueillez les retours, ajustez les paramétrages, les processus internes, les traitements manuels et automatisés. Veillez également à impliquer les clients ou fournisseurs testés pour vérifier la compatibilité de leur côté (réception, paiement, workflow).

7) Généralisation Progressive et Montée en Charge

Une fois le pilote validé, étendez progressivement le périmètre de facturation électronique à tous les clients / toutes les transactions concernées. Gardez une phase de bascule progressive pour gérer les cas particuliers, les exceptions, les rejets ou anomalies. Assurez un suivi rapproché des taux de rejet, des temps de traitement, des retours d’erreurs, et ajustez les processus en continu. Préparez une veille pour les évolutions réglementaires et techniques, et assurez une communication permanente vers les parties prenantes internes et externes.

8) Archivage et Conservation Conforme

Les factures électroniques doivent être archivées de manière sécurisée pendant la durée légale (généralement 6 ans pour les pièces fiscales, mais vérifier selon les textes applicables) et de façon à garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité. Choisissez un coffre-fort électronique ou système d’archivage électronique (SAE / SEDA compatible) certifié qui respecte la réglementation. Mettez en place des procédures de sauvegarde, de traçabilité, de contrôle périodique d’intégrité, et de restauration. Documentez les procédures d’accès, de vérification et de contrôle interne.

9) Surveillance, Audit et Conformité

Après mise en production, il est crucial de surveiller les performances, les taux d’erreur, les rejets, les délais de traitement, les indicateurs clés (KPI). Mettez en place des audits réguliers pour vérifier que les factures respectent les mentions obligatoires, que les flux sont conformes, que les données transmises au fisc sont correctes. Veillez à la conformité aux normes de sécurité (authentification forte, chiffrement, contrôle d’accès) et effectuez des contrôles périodiques. Anticipez les évolutions réglementaires pour adapter vos processus et votre système en continu.

10) Communication avec vos Clients et Fournisseurs

La transition à la facturation électronique implique de communiquer avec vos clients (et fournisseurs) pour les informer du changement, des modalités, des délais et des impacts éventuels. Expliquez les bénéfices, les contraintes, les bonnes pratiques (vérification des e-mails/plateformes, paramétrage, compatibilité). Proposez une assistance pour les questions, les tests, les retours. Assurez une phase de transition où vous acceptez encore des factures « classiques » (le temps que vos partenaires s’adaptent) et anticipez les cas de rejet ou d’incompatibilité. Cette communication favorise l’adhésion, réduit les risques de blocage ou de retard, et montre votre professionnalisme dans la transition numérique.

Adopter l’E-Facturation : facile avec le bon Expert-Comptable

La transition vers la facturation électronique n’est pas seulement une obligation légale : c’est une véritable opportunité de modernisation pour votre entreprise. Elle permet de fluidifier les flux, de réduire les coûts de traitement, de diminuer les erreurs, d’accélérer les paiements, et de renforcer la conformité fiscale. Bien préparée et bien accompagnée, cette mutation est donc une source d’efficience et de compétitivité.

Cependant, sa mise en œuvre exige rigueur, anticipation et expertise : choix de la plateforme agréée, intégration technique, adaptation des processus, formation des équipes, contrôle de conformité, archivage sécurisé et veille réglementaire. Il ne suffit pas de « cliquer sur un bouton » : il faut construire une feuille de route, impliquer les parties prenantes, piloter les tests et ajuster les étapes au fil de l’eau.

C’est précisément dans ce contexte que l’accompagnement d’un expert-comptable spécialisé dans la facturation numérique devient un atout majeur. Un expert qui maîtrise à la fois les enjeux comptables, fiscaux, techniques et opérationnels vous permettra d’anticiper les erreurs, d’optimiser la transition, d’éviter les sanctions, et d’adapter rapidement vos process aux évolutions.

Parmi ces experts, notre cabinet Moov est votre idéal. Grâce à notre savoir-faire, nous proposons un accompagnement personnalisé, de la stratégie au pilotage, en passant par l’intégration et la conformité. Contactez-nous dès maintenant !